퇴사자의 메일주소가 계속 조회되는데, 데이터는 남기고 조회만 숨길 수 있나요?
💡 요약 정리
- 메일내역과 기안 등 데이터를 그대로 남겨둔 채, 웹메일 주소만 조회되지 않도록 설정하는 기능은 제공되지 않습니다.
- 조회 대상에서 제외되려면 해당 사원을 삭제해야 하며, 사원을 삭제하면 메일내역과 기안 등의 데이터도 함께 삭제됩니다.
- 다만 사원 계정과 별개로 주소록에 등록된 주소라면, 주소록에서 직접 삭제하여 정리하실 수 있습니다.
1. 데이터를 유지한 채 조회만 숨기는 설정은 제공되지 않습니다
그룹웨어, 전자결재, 오피스톡, 웹메일은 하나로 연동된 통합 서비스로 동작합니다. 사원이 부서에 할당되어 있고 재직 상태인 경우, 계정과 데이터를 그대로 유지하면서 조직도나 주소록, 받는사람 검색에서만 노출되지 않도록 하는 설정은 지원되지 않습니다.
조회 대상에서 제외하시려면 해당 사원을 삭제하셔야 합니다.
2. 퇴사자 주소가 계속 조회되는 두 가지 경우
| 구분 | 확인 방법 | 처리 방법 |
|---|---|---|
| 사원 계정이 남아 있는 경우 | 그룹웨어 관리자 > 회사정보관리 > 사원정보 관리에서 해당 사원이 사원목록에 남아 있는지 확인해 주세요. | 사원을 삭제해야 조회에서 제외됩니다. 삭제 시 데이터도 함께 삭제되므로 3번 항목을 먼저 확인해 주세요. |
| 주소록에 별도로 등록된 경우 | 사원 계정과 무관하게 웹메일 주소록(개인 주소록 또는 공유 주소록)에 해당 주소가 직접 등록되어 있는지 확인해 주세요. | 주소록에서 해당 항목을 직접 삭제하시면 검색되지 않습니다. |
사원 계정을 이미 삭제하셨는데도 주소가 계속 검색된다면, 주소록에 별도로 등록된 경우일 가능성이 높습니다.
3. 사원 삭제 시 함께 삭제되는 데이터
사원을 삭제하면 사원 정보만 지워지는 것이 아니라, 아래와 같이 연동된 데이터가 함께 삭제되거나 상태가 변경됩니다.
- 웹메일 계정 및 메일 데이터
- 해당 사원이 올린 결재 문서
- 결재완료문서관리함 카테고리
- 부서 할당 정보
- 오피스톡(메신저) 사원 정보 및 부서 정보
- 사원 이미지(사진, 서명), SMS 발신번호
따라서 조회 노출만 정리할 목적으로 사원을 삭제하시면 필요한 메일과 결재 문서까지 사라질 수 있습니다. 삭제 전 아래 4번의 백업을 먼저 진행해 주시기 바랍니다.
4. 삭제 전 백업 방법
그룹웨어는 일부 메뉴에 한해 백업을 지원하며, 백업 가능한 항목은 전자결재와 웹메일입니다.
| 대상 | 방법 | 참고 사항 |
|---|---|---|
| 웹메일 | 웹메일 > 환경설정 > 메일함 관리에서 메일함별로 백업합니다. | 500MB 미만은 즉시 압축 파일로 내려받을 수 있고, 500MB 이상 8GB 미만은 예약 접수 후 익일 새벽에 백업이 진행됩니다. 8GB 이상은 1:1 문의게시판으로 접수해 주시면 수동으로 백업해 드립니다. |
| 전자결재 | 해당 사원 계정으로 로그 인한 뒤 문서별로 [저장]을 진행합니다. | 전체 문서 일괄 백업은 제공되지 않으며, 문서별로 HTML 파일 형태로 저장됩니다. |
백업한 퇴사자의 중요 메일은 다른 사원의 메일함으로 복원하여 보관하실 수 있습니다. 전자결재 문서는 저장하신 파일을 별도로 보관해 주시기 바랍니다.
5. 이용 시 참고해 주세요
- 부서/직책관리에서 항목을 삭제하는 방법은 재직 중인 다른 사원의 부서 할당에도 영향을 줄 수 있으므로 권장하지 않습니다.
- 삭제된 사원 정보와 백업 보존기간이 지난 메일은 복구가 어려울 수 있습니다. 삭제 전 백업을 반드시 진행해 주세요.
문제가 해결되지 않았나요?
8GB 이상 메일함 백업이 필요하시거나 삭제된 데이터의 확인이 필요하신 경우, 카페24 아이디와 그룹웨어 계정 정보, 상세한 요청 내용을 포함하여 1:1 문의게시판으로 문의해 주세요.